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操作部工作流程  
　　I、客户服务  
　　一、订舱  
　　1． 客户向我司订舱的  
　　2． 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：  
　　1）托运人/发货人2）船公司/船名/航次或船期3）起运港4）目的港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人的签字、盖章  
　　3． 客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4． 订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。  
　　5． 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：  
　　1） 新建委托 ?C 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。  
　　2） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头。  
　　3） 输入费用明细 - 主要是应收费用。  
　　4） 订舱确认 ?C 输入订舱号。  
　　输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、开船日期。  
　　6． 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：  
　　1） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人；  
　　2） 费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认；  
　　3） 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领导确认)；  
　　4） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；  
　　5） 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；  
　　6） 客服人员应在台帐上相应位置签字。  
　　7． 客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。  
　　二、拖车、报关  
　　1． 出书面申请，公司批准后方能安排。  
　　2． 安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。  
　　3． 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。  
　　4． 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。  
　　5． 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。  
　　6． 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。  
　　7． 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。  
　　8． 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。  
　　9． 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。  
　　10． 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。  
　　11． 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。  
　　12． 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。  
　　三、其他  
　　1． 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。  
　　2． 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。  
　　3． 客服收到财务打印出来的DEBIT NOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4． 对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。  
　　5． 对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。  
　　II、文件  
　　1． 文件组收到船公司的LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。  
　　2． 文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。  
　　3． 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。  

　4． 提单的缮制应注意以下几点：  

　　1） 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。  
　　2） 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。  
　　3） 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。  
　　4） 客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。  
　　5） 如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。  
　　6） 外代提单不允许预借。  
　　5． 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：  
　　1） 出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理。  
　　2） OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。  
　　3） 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款（预付或到付）。  
　　4） 制作CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。  
　　5） 制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。  
　　6） 对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。  
　　6． 缮制美线提单时，应注意：  
　　1） HB/L与OB/L的缮制可参考第5项  
　　2） OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号  
　　3） 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致  
　　7． 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。  
　　8． 将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。  
　　9． 将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT（若有）复印交财务签收。  
　　10．费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点：  
　　1） 海运费的更改需由公司领导批准同意；  
　　2） 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚；  
　　3） 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。  

 

 一、货损原因的种类
　　预防货损须先知其原因，且须知形成这些原因的过程与细节，才会正确而深刻地认识货损原因与采取有针对性的措施。在船上发现的货损其原因极多，归纳起来有以下九种：
　　①未装船前已受损或已存在了潜伏的致损因素；
　　②装卸作业中受损；
　　③受载场所条件不符合要求；
　　④船上积载不当；
　　⑤装船后与航途中及卸船前的期间保管不当；
　　⑥自然灾害；
　　⑦其他事故殃及；
　　⑧盗窃；
　　⑨其他。
　　二、货舱通风的原理
　　1.空气中的水汽是如何凝结成水珠的？
　　通风是船员对货物保管的一项主要措施，有人认为通风总比不通好，这种说法并非处处正确。货舱通风并不简单，在不同的情况，有必须、无需、禁止、无法通风之别，甚至还要缓慢(透透气) 与加快通风之别。要正确理解与真正掌握通风的时机则不得不花些时间先了解空气中肉眼见不到的水汽凝结成肉眼能见到的水珠(民间称结露水，船员称出汗水)的客观自然现象。在某气温下，一立方米 空气中的水汽含量 (即绝对湿度，以后从略)大到一定量即达到饱和状态，此时即凝结成水珠。在上述的饱和状态下,我们称当时的相对湿度为100%；若其水汽含量仅有饱和时的一半,其相对湿度则为50%，如此可类推出不同 的相对湿度。要注意，气温再高(或再低)一些，空气中水汽含量要较多一点(或较少一点)，才能 (或就能) 达到饱和状态而结露水。故在气温甚高与相对湿度甚大的港口装货后即开航，若沿途不通风而驶抵温度甚低的水域，则舱内空气中水汽很可能凝结成小水珠于寒冷的船壳板上。反之在气温甚低的港口装货后即开航，若沿途不通风而驶抵湿度甚高与相对温度甚大的港口，若骤然开舱或强力通风，则舱外空气中的水汽就会在寒冷的货物表面上凝结成小水珠。既然在某气温下，单位体积空气内的水汽含量大到一定量时即相对湿度为100%时会凝结成水珠；反之当单位体积空气内一定含量的水汽在原气温降至某温度时即会凝结成水珠，此温度即称露点温度。露点温度可从仪器中读出，或者以干、湿温度为两引数在表(从略)中查出。
　　2.货舱通风的目的何在？
　　共有3个目的皆是为了预防货损与人、船、货的安全，即：
　　①降湿，具体讲是降低相对湿度即避免结露水或称出汗水而某些货物受潮霉烂、发热自燃、加速腐败；
　　②降温，其作用与①相同；
　　③排除危险气体与供给新鲜空气，以防爆炸与中毒事故。
　　3.形成货舱通风复杂化的原因何在？
　　货舱通风一般能起好作用，但有时反而起到坏作用，其中一些复杂因素是岸上人员很难体会到的，例如：
　　①通风若能降温降湿最好，但是有时降了湿就升温，或降了温就提高湿度；而一般货物皆怕温怕湿，好在大多数是怕湿不太怕热，但过份热了也不行，在不能兼顾时只能先降湿了，加上不少货物受湿后更会发热，故更要考虑先降湿。只有少数货物怕热不怕湿，可一面通风降温，甚至一面用水喷浇降温。故对不同性质的货物与不同气候、气象的航区、港口在通风上应有不同的对待，这就是复杂性的原因之一。
　　②货舱内各处有不同的温度，非但相互影响而且受不同因素而各自升降。如气温随通风时舱外气温与舱内货物散发或吸收的热量而变化；货物表层温度随装港的气温、温度、货物特性与其含水量而变化；船壳板温度随海水温度而变化；甲板温度随气温、日晒、上浪、下雪、结冰而变化；舱壁与舱底板的温度中，与燃油舱相邻者受油温而变化，与机舱相隔者受机舱温度而变化。故当暖湿空气进入舱内时，舱内有的地方凝结露水，有的地方不凝结，有先有后。这就是复杂性的原因之二。
　　③理论上货舱通风相当于两团不同温湿的空气互换场所，但实际上通风过程决非那么简单，低温干燥的舱外空气进入舱内将舱内高温高湿空气挤出舱外，原是件大好事，但若进入过快过猛，两团不同温湿的空气狭路相逢，则附近场所反而会凝结水珠，好事变成了坏事，这就是复杂性的原因之三。总之一般怕潮的货物当舱外空气的露点温度低于货物表面温度时才需通风，也是通风的基本条件。
　　三、散谷的通风
　　散谷在海运中难以或无法通风，甚至无需通风，通风有害。这是实践经验。
　　1.难以通风
　　考虑到散谷在货舱中移动使船横倾，丧失稳性而发生恶性沉船事故，故SOLAS对散谷装载有严格规定，最主要一项是把散谷塞满货舱以消除或尽量减少自由谷面。散货船两舷上边压水舱与高高的舱口围板就体现了这种设计目的。又在上层舱设置漏斗，若散谷下滑，以填充下层舱因平舱困难或散谷在途中下沉造成空间。若有过多自由谷面还须用袋装散谷盖压，或用布盖罩后以木条压住与绳索绑住，以防散谷移动。故散谷塞满货舱或其表层被封压是难以通风的。
　　2.无需通风
　　虽然散谷会在途中下沉而形成小面积自由谷面，但这些小小面积与大大的谷物体积相比实在太少，庞大体积货物的热量难以从微 小面积的表面散发出去。但这仅仅是在无可奈何的情况下提出的“无需通风”。
　　有艘从外国船厂刚接回来的散货船即投入加、澳至中国的小麦运输，船员料想不到通风筒下口竟设在主甲板下方与横舱壁上方的箱形横梁中，而不是直通货舱的，除非把箱形横梁的入孔门打开。近六个月中的货舱通风实际上是徒劳的，但是运输了四个航次的散装小麦没有发生任何货损。此外，国际上也有液散货船承运散谷的，由于船舶结构的原因，这些船的液货舱没有通筒，若靠小小的液货舱小舱口与细细的空气管是起不了作用的，也不宜在大海上打开而进行通风，但这类型船在六十与七十年代常被用来运载阿根廷至欧洲的玉米，可是并未因不能通风而发生货损。但这仅 仅说明从实践中得出的经验是无需通风的。
　　据UK船东保赔协会专家们研究，玉米的水份含量高于安全运输的限度则会先发热后发霉，而不论通风或不通风。货损的主因是散谷原先含水量而不是不通风。在发达国家中，散谷装入筒仓时要除尘去湿，故其散谷在海运过程中更难发生因不通风而引起的货损。这说明干燥的散谷是无需通风的。对海运来说一个货舱内各批散谷含水量皆在14%以下，可说条件不错了。
　　3.通风有害
　　那么，潮湿的散谷是否需通风呢？倘若散谷较潮湿，散谷最表层下面的空隙中空气又热又湿，舱外较冷的新鲜空气进入舱内，则水汽在表层散谷上凝结成水珠，表层散谷就会发霉，甚至结块成层。这层东西则会进一步封住下层散谷的热与湿的散发，故通风不能改善情况，还可能有些害处。但并非说绝对不该通风，当气温舱内高出舱外2.5℃以上而相对湿度舱内又大大高于舱外，在气象允许下是可通风的，最好第一步是先缓慢地通风，如打开出入货舱的入孔盖、入孔门与采用自然通风，然后再加快通风。

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巴拉姆（baram）港口是马来西亚港口之一，巴拉姆港口代码MYBRM，巴拉姆港是东南亚线海运航线上非主要港口。
港口名 巴拉姆 BARAM 港口代码 MYBRM 主要港口 非主要 国家/地区代码 MY 国家/地区 马来西亚 国家/地区英文名称 MALAYSIA 航线名称 东南亚线

1997年全国外贸进出口额达3251亿美元，经外经贸部批准的有资格从事海上货物运输业务的国际货物运输代理企业达1400多家，进出口货物绝大部分以海上运输方式为主，且货代企业 营业收入中，又以海上货运代理业务的占的比重为最大。但目前我国以对海上货运代理业务缺乏健全的法律规范，在海上货运代理的地位、权利，义和法律责任等方面亟待建立明确的规 定。

　　货代企业与托运人、 承运人的关系

　　海上货代合同是一种委手代理关系，最为常见的是涉及托运人，货代企业和承运人这三方之间的关系，通常用委托运输协议或合同来确定，货代企业与承运人之间的关系，通常以租船、订舱合同或协议确定。我国是大陆法系国家，以代理人是否以本人的名义与第三人进行商事活动为依 据，大陆法系把代理划分为直接代理和间接代理，直接代理，是指货代企业以托运人的名义与承运人签订海上货运合同。通常在集装箱整箱和散件运输业务中，货代与托运人之间表现为直接 代理关系，承人直接签发货主为托运人的提单，如在运输中发生纠纷，承、托各相互之间可以直接进行诉公。间接代理，是指货代企业为了托运人的利益，以自己的名义与承运人海上货运合，通常在集装箱拼箱运输和国际多式联运业务中，货代企业与托运人之间表现为间接代理关系，货代企业以无船承运人的名底给托运人签发货代提单，或以多式联运经营人的名义 签发多式联运合种提单，实际承运人或二程承运再以货代企业托运人签发海运提单或二程提单，如在运输中发生纠纷，只能在托运人与货代企业之间和货代企业与实际 承运人或二程承运人之间相互行使诉权，托运人与实际承 人运人或二程承运人之间不能直接进行诉讼。

　　货代企业的主体资格

　　目前我国非法货代(包括大量的外国或境外企业在华办理机构)的数量远远超过合法的货代企业，这些非法货代利用成本低、信息网络优势、经营方式灵活，至少占领了我国货代市场三分 这一以上的份额，然而，一旦出了问题却难以解决，不是拖延推诿就是一走了之，严重地扰乱了 化代市场的秩序,侵害货主或承运人的合法权益。根据《中华人民共和国国际货物运输代理业 管理规定》，海上货代企业除了应当符合一定的条件外，还必须持有外经贸部颁发的核准从事海上货代业务的国际货物运输代理企业批准证书，否则，该企业不具备经营海上货代的资格，不能 从事海上货代业务。　货代企业双方代理的问题

　　由于历史原因，部门利益的驱动和立法的滞后，目前我国海上货代企业中，还有相当数量具有承运人和货运代理人双重身份的企业。这不仅不利于创造公平竞争的市场秩序，还违反了法律 的规定。经济合同法规定，以被代理人的名义同自己所代理的其他人签订的合同为无效的经济合 同，货代企业同时代理船、货双方是无效的行为。应当坚持货代行业独立发展原则，实行船舶代理和货运代理各自独立经营，对船舶和化运代 理人实行分业管理。

　　法律责任

　　海上货代合同纠纷中所浦的法律责任，包括赔偿责任和责任限额两方面这是化代企业最常遇到的问题。在直接代理的海上货代合同 纠纷中，货代企业一般根据经济合同法或民法通则对托运人承 担法律责任。而在间接代理的海上货运合同纠纷中,货代企业作为无船承支空或多式联运经营人，有权对违约或侵权提出赔偿责任和责任限额的抗辩。

　　在直接代理的海上货代合同纠纷中，货代企业作为代理人与被代理人托运人之间解决纠纷的诉讼时效为两年；在间接代理的海上贷代合同纠纷中，化代企业作为无船承运人或多式平运经营人与托运人、实际承运人或二程承运人之间解决纠纷的诉讼时效，依据海商法的规定和1997年8 月5日最高人民法院的批复为一年，且撤回起诉，撤回仲裁或者起诉被裁定驳回的，时效不中 断。

　　以上列举的几个问题，在海上货代合同纠纷中经常单独或混合地出现，货代企业在海上化代 实务中应当对此有较为清晰的认识，这对维护其合法权益大有裨益。