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为规范货代日常工作，明确各岗位权责，加强各部门、各岗位协调配合，特制定本流程和规范。
1 风范自律
1）、遵规守纪：严格遵守各项制度规范要求做个合格的货代人。
2）、细致耐心：认真对待每件事情尽职尽责做好本职工作。
3）、热心诚挚：持续为客户提供专业优质的服务。
4）、诚恳好学：不断提升自身服务能力和综合素质。
5）、快捷高效：及时准确有效地服从执行上级指令。
6）、忠诚奉献：积极努力为团队进步发展献计献策。
7）、团结互助：胸怀宽容博爱的团队共建精神。
2 岗位职责
依据工作需要和工作环节主要设立部门经理、部门主管、操作、调度、文件、客服和销售等岗位，各岗位相辅相成，构成货代公司完整的运作机制。

2.1、职位与职权

2.1.1 部门经理

1）、管理团队的组建、分工、培训和提升。
2）、配合公司战略发展，筹划、推进和评估本部门的长短期目标。
3）、各下级部门总体运作的计划、协调、推进和评估。
2.1.2 部门主管
1）、部门团队的组建、管理、培训和提升。
2）、部门日常运作的协调、推进和评估。
3）、对内与对外报价的更新、发布和核批。
4）、业务的受理、指派和跟踪。
5）、市场目标的制定、推进和评估。
2.1.3 操作
1）、业务的审核、操作和跟踪。
2）、费收的核实、确认和输入。
3）、业务的完结、统计和分析。
2.1.4 调度
1）、门点服务/仓储服务的受理、协调和安排。
2）、门点服务/仓储服务的跟踪、反馈和完结。
3）、月度统计、分析与评估。
2.1.5 文件
1）、提单的确认、核对和签发。
2）、操作的日常事务助理。
3）、月度统计和分析。
2.1.6 客服
1）、业务的受理、指派和跟踪。
2）、报价的对外发布、跟踪和核实。
3）、客户日常操作维护。
2.1.7 销售
1）、业务的报价、揽取和跟踪。
2）、报价的对外发布、跟踪和核实。
3）、客户日常销售维护。
2.2、职权与职责
2.2.1 经理管理
部门经理和主管对部门内日常事务和人员具有指派工作、协调次序、管理决策的权力和义务。
2.2.2 权责对应
部门内所有人员应依据各自所在职位的职权配置，积极主动尽职尽责地完成日常本职工作。
2.2.3 能动互助
部门内所有人员应重视自我促进业务素质和工作能力，积极主动协助关联职位成员完成日常本职工作。
2.3、个人与团队
1）、对任何事件，各成员应首先积极主动第一时间处理。
2）、对超越自身处理能力或不能清晰判断处理结果的要求或事件，需立即请示上级要求协助，并依据上级的指令或指导及时处理并反馈、总结。
3）、各职员日常应积极主动学习积累有利于改善本职工作的知识和资源，持续提升团队实力和个人素质。
4）、各成员应积极协助和指导有需要的部门成员。
5）、待物客观公正，做事宽容耐心，不意气用事。
3 操作流程
根据海运货代的工作特征，日常工作一般划分为接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、收费和其他等各环节，各环节相辅相成。
本流程即是各岗位的工作指导，也作为主管评判各岗位工作达标与否的标准。
3.1、接单部分
接单原则上应成为日常中“最优先”的工作环节，一般要求接单必须快捷、高效，第一时间确认业务的可操作性并予以安排。
接单员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认：
注：对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。
1）、审核客户委托内容和确认客户服务要求（客服或接单员）
——（1）接单员必须预先审核客户的委托内容
客户给的《订舱委托书》需显示但不限于：托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、箱型/柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。
——（2）接单员必须预先确认客户服务要求（客服或接单员）
普通服务要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。
对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户《订舱委托书》上。
特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附加服务。
对于特殊服务要求，必须得到部门主管和/或其他相关职能的核批后才可以接受和安排。
2）、运价核对、确认（客服或接单员）
客服人员收到《订舱委托书》后，必须对运价和其他服务费用进行确认。
——（1）对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确，并由销售员在《订舱委托书》上签字确认，然后再向相应船公司订舱。
注：特殊情况可先口头与销售员确认，待销售员返回公司再补签字确认。
——（2）对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。
3）、舱位确认（客服或接单员）
根据客户委托，确认并反馈符合要求的舱位。
3.2、订舱部分
一般要求预定开船日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时根据市场情况适当提前。
一般要求在预定开船日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。
1）、新建委托（订舱操作员）
订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于：业务各属性、收发货人信息、服务要求、提单要求、船名航次（如可能）、开船日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。
2）、订舱过程（订舱操作员）
订舱过程包括以下环节：膳制与发送《订舱委托书》、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何一环节未完成均视为订舱未完毕。
订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或提单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等信息。
3）、舱位通知（订舱操作员）
无论是否需要我司代为提供当地各项服务，订舱确认书或配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次清晰、准确，以免造成混淆。
如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
3.3、拖车/内装（调度）
客户委托的拖车、内装和/或报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核，对存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。
1）、拖车安排
——（1）得到相关销售或客服确认后方能安排。
——（2）根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间；如果同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险。
——（3）安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次确认装柜时间及地点。
——（4）同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车进行服务要求预约。
——（5）向拖车下委托的时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车是否已经打单领取设备交接单、提箱地点的确认以及空箱状况确认）。
对于冷柜等特种柜业务，必须同船公司确认空箱状况，必要时通知船公司提箱时间。
——（6）安排拖车时，需向拖车发出书面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港和中转港代码、目的地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等。
——（7）必要情况下，应要求拖车提供司机姓名、手机号码、车牌号、柜号、铅封号，并报给工厂。
——（8）跟踪装箱、重箱返回、进港集港等。
——（9）其他注意事项。
注：在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记。
对于客户取消业务退关等情况，需确认是否发生安排拖车等前期费用。若发生打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记。
2）、内装安排
——（1）得到相关销售或客服确认后方能安排。
——（2）根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险。
——（3）根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间，必要时让客户提供送货司机联系方式。
——（4）向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。如有装箱说明或打托要求，与委托一同发给内装仓库或堆场。委托需清晰显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港和中转港代码、目的地等）、装柜时间、货物数据（包括件数、毛重、体积）、协议费用等。
——（5）向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认）。
——（6）向仓库委托时，必要时应注明提空柜的时间要求。
——（7）跟踪到货情况。如果货物有问题如包装破损等，必须第一时间反馈给客户，待客户确认好后，再进一步操作。
——（8）跟踪装箱、进港集港等。如客户要装箱照片，应提前通知仓库。
3.4、报关部分（操作员）
——（1）得到相关销售或客服确认后方能安排。
——（2）根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险。
——（3）最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况。
——（4）收到报关资料后应第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理。
——（5）在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行。
——（6）对于报关资料，要求复印留底。
——（7）跟踪反馈报关结果。如客户要预录单，应及时提供。
3.5、文件部分
1）、提单确认（文件员/制单员）
——（1）提单确认件的膳制和发送
提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开船日2个工作日前必须发送。
——（2）催促提单确认件
一般预定开船日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件。
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我们在受理出口货物的发运时，首先要考虑的是我们的服务对象是否具备发运货物的条件，是否符合我国海关法律规定的要求，以及它所提供的文件和货物是否符合航空运输及海关的规定，换句话说就是是否符合收运的原则，收运的原则归纳起来有以下三个方面：

A. 海关方面

1. 用户是否具有进出口经营权，所有出口的货物是否在其经营范围之内。

2. 用户是否在出口口岸海关注册，如果未注册将不能在此口岸报关。

3. 如要出口其经营范围以外的商品，需申领出口许可证。

4. 能向海关提供全套有效单据。

5.没有海关注册的单位在具有厅、局级批文的情况下，可以办理以下贸易性质的货物发运：无偿援助、暂时进出口、其他(非贸易性质)等。

B. 航空公司方面

1. 航空公司的收运原则

Ⅰ、沙公约

Ⅱ、牙约定书

Ⅲ、AIR CHINA 与外航签定的运输协议

2. 明确托运人、承运人的责任托运人的责任

Ⅰ、托运人交运的货物必须符合有关始发、中转和到达国家的法令、规定和AIR CHINA的一切运输规定。

Ⅱ、托运人应自行办托海关、检疫和政府其他部门规定的有关货物进境、出境、中转等一切手续。

Ⅲ、托运人有责任提供与运输有关的文件和信息，并对所提供的文件和信息的正确性和完备性负责。

办理国际货物运输。承运人所负责的最高责任限额为毛重每公斤20美元或等值货币。如果托运人要求承运人承担更高的责任限额，必须为被交的货物申明一个价值，并为其交付申明价值附加费。

3.包装符合要求航空运输对包装的要求：即在正常操作条件下，保证使货物完好地到达目的地，而不致损坏，具体要求托运人要根据货物的性质形状、重量和空运的要求妥善加以包装，不要用草袋、粗麻包、草绳等做包装材料。

4. 不能办理运费到付的货物

以下十二种货物不受理运费到付

① 尸体、骨灰、② 活体动物、③ 易腐货物、④ 私人用品或没有商业价值的家具、⑤ 商业价值低于运费的货物、⑥ 无价样品、⑦ 报纸、印刷品、新闻胶片、⑧ 酒精饮料、⑨ 托运人与收货人为同一人的货物、⑩ 收货人所在地为机场、宾馆，或其他为临时性地址的货物、⑾收货人为政府临时代理机构的货物、⑿收货人没有人身自由的货物。
5.代理费部分不能到付的限制：首先是目的港应有我公司的代理(可向制单人员查询);其次北京至目的港可使用接受运费到付的外航运单，不能满足以上两个条件之一的目的港是不能接受国内段运费到付的，但以上问题的讨论是建立在目的港所在国是接受运费到付之基础上的。

6. 收运限制

(一) 价值限制

Ⅰ每次班机装载的货物总价值不得超过600万美元

Ⅱ每次班机上所装载的贵重物品总价值不得超过300万美元

Ⅲ 每份运单上货物的申明总价值不得超过10万美元

(二) 重量和体积得限制

Ⅰ窄体飞机承运得散装货物，一般不超过150KG/件

Ⅱ货物得体积一般应不小于20*15*5CM

Ⅲ可装PIP(地板)板的飞机的舱门高度限制为164CM，装P6P(高板)板的飞机的舱门高度限制为294CMC.

其他方面

1. 文件提供不齐

2. 航空公司机型限制

3. 超出我公司经营权范围

4. 目的港无运输代理，无法操作

5. 成本太高，无利可图

 在这则对话中，Rocky Simons 是一家制造休闲快艇小公司的业主。他正和另外一个国家一家海滨度假地的业主Jacques Riviera在电话里交谈。   
Rocky: Good morning, Jacques. Nice talking to you again. How’s the weather in your part of the world?  
早上好，Jacques，很高兴又和你通话。你们那儿的天气怎么样？   
Jacques: Couldn’t be better, Rocky. Sunny, 29°, light breeze...  
再好不过了，Rocky。晴朗，29度，微风……   
Rocky: Stop! I can’t take any more. So, what can I do for you, Jacques?  
别说了！我受不了了。我能为你做什么吗？   
Jacques: I need a couple of your SB2000 speedboats to rent to guests. Can you give me a price quote?  
我需要两只你们生产的SB2000快艇，好租给游客。你能给我个报价吗？   
Rocky: Let’s see. Uh, the list price is $6,500 U.S. You’re a valued customer, so I’ll give you a 10% discount.  
让我想想……呃，报价单上是6,500美元。您是我们的一个重要客户，我会给你10%的折扣。   
Jacques: That’s very reasonable. Do you have them in stock?  
那很合理。你们有现货吗？   
Rocky: Sure do! We set up new inventory controls last year, so we don’t have many backlogs any more.  
当然有！我们去年建立了新的存货控制系统，所以我们不再有很多的积压订单。   
Jacques: That’s good. The tourist season is just around the corner, so I need them pretty quick. What’s the earliest shipping date you can manage?  
那很好。旅游旺季就要到了，所以我很快就需要它们。最早的发货日期是什么时候？   
Rocky: They can be ready for shipment in 2-3 weeks.  
可以在2-3周内准备好装船。   
Jacques: Perfect. What’s the total CIF price, Rocky?  
棒极了。到岸价格是多少，Rocky？   
Rocky: Hang on. The price will be $15,230 U.S. to your usual port. Do we have a deal?  
稍等。价格是15,230美元，到原先的港口。成交吗？   
Jacques: You bet! Send me a fax with all the information, and I’ll send you my order right away. I’ll pay by irrevocable letter of credit, as usual. Same terms as always?  
当然！给我发一份所有相关信息的传真，我会立即下订单。我会按惯例以不可撤销信用证方式付款。按照一惯的条款吗？   
Rocky: Of course.  
当然。   
Jacques: Great! Nice doing business with you again, Rocky. Bye for now, and say hello to the family for me.  
好极了！很高兴再次和你做生意，Rocky。那再见了，代我问你家人好。   
Rocky: Will do, and the same goes for me. Bye, Jacques.  
我会的，也代我问侯你家人。再见，Jacques. ...  

  货运代理，应该熟知如何选择适当的运输方式以及办理货代的工作步骤，从而充分有效地向其客户提供服务。出口货代基本的九大步骤如下： 
  
　　第一，和客户签订买卖合同后，根据合同规定的付款方式，如果是电汇，先收到客户的T/T后，如果是信用证，那么就在受到客户的信用证申请后，安排生产。 
 　　第二，根据合同的装运期限，和生产的进度，准备租船订舱，并且，根据经验，估计出货物的体积，毛重等数据，然后做一份订舱通知给货代传过去，让货代帮你租船订舱。 
 　　第三，等货物生产完毕以后，开始为货物的出口通关做准备，需要商检的，去商检局商检，需要认证的，也要在货物出口以前做完，如果是信用证的，可以晚一点，在议付之前做完就可以。再就是做一般产地证的和普惠制证书的，也要去做。 
 　　第四，在船期的前三天让货代联系车队到你公司拖货。 
 　　第五，做出口报关的相关单据。包括：箱单，发票，报关委托书，填写报关单（该单位报关章的），准备一份核销单，如果要商检的还要有商检放行单等等。 
 　　第六，把所有的报关资料交给贷代，让贷代帮你报关。 
 　　第七，提单确认，可以在船走以前或者以后，都可以，提单确认以后，把修改好的提单确认件传给贷代，货代在给船公司，等船走后，一般3天之内，就能拿到正本提单。 
 　　第八，等船走以后，如果是T/T，等收到客户的后T/T后，给客户寄单。（提单，箱单，发票，如果需要的，例如，原产地证，保险书等）。如果是信用证，那么就在议付的时候给客户按照信用证上面的所求得单据给客户寄单。如果是T/T的话，如果船期很短的话，为了便于提货，客户可能要求电放，这个必须是在收到客户的全部货款以后再做，其实很简单，你写分保涵盖上公章给贷代传过去就行。等收到盖有电放章的提单传真件后，马上给客户船过就行了。不过做电放的话，要把正本提单还给船公司。 
 　　第九，接下来的就是结汇，T/T的一般是在收到货款以后寄单的，关于信用证的，要在议付的期限内，把信用证要求的单据交到议付行，由通知行转交给议付行。如果单据没有不符点，那么开证行就会答应付款，然后把提单寄给开证人，也就是客户去提货。

   钞关是中国海关较早的称谓之一。钞关名称始见于明宣德四年。据《明史》记载：宣德四年，以钞法不通，由商居货不税。由是于京省商贾凑集地市镇店肆门摊税课……悉令纳钞”。 钞关是明政府为疏通钞法而设，因起初系以钞（纸币）交税，故称钞关。最初，钞关主要设置于江北运河一线，后来逐渐扩展到江南运河和长江中游。  
　　 
　　常关也是中国海关古老称谓之一。清沿旧制，原有钞关改称常关。常关因隶属户部管辖，亦称户关，另有旧关、老关、大关等俗称。在常关行文中，“钞关”和“常关”名称往往混淆，直到1915年7月税务处明文规定，才统一使用“常关”名称。  
　　 
　　海关之名始于1685年。清政府为阻碍东南郑成功反清复明，顺治十三年（1656）清帝下”禁海令”。康熙二十三年（1684年）开海禁。翌年，设江、浙、闽、粤四海关，海关之名始于此。“海关”一词源在于“关”字而不在于“海”字。